Excel es una aplicación del tipo Hoja de cálculo u Hoja electrónica. Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas.
Como ves, una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, pues proporciona un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que tienen la mayoría de las calculadoras.
Excel es un programa que combina varios aspectos relacionados entre sí: hojas de cálculo, bases de datos, gráficos, macros, y herramientas de análisis y resolución de problemas.
1.1 ENTRAR EN EXCEL
Uno de los modos de entrar en Excel es pulsar el botón Inicio en la Barra de Tareas, y dentro del grupo Programas buscar Microsoft Excel y hacer clic sobre él.
1.2 ELEMENTOS DE LA PANTALLA (EN EXCEL)
A. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).
B. Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.
El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.
Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.
C. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.
Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.
Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.
También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.
Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.
A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.
Barra de herramientas Estándar:
Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.
A. Barra de título de la ventana de la aplicación: Muestra el nombre de la aplicación, y si maximizamos la ventana de la hoja incluirá el nombre del fichero de trabajo (por defecto es Libro1).
B. Barra de menús: Es la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana de Microsoft Excel y que presenta las distintas opciones del programa.
El acceso a los menús puede realizarse mediante el teclado o el ratón indistintamente, pulsando la tecla <Alt> más la tecla correspondiente a la tecla subrayada que aparece en cada comando. Para cerrar un menú sin haber elegido un comando, haz clic fuera del menú o presiona la tecla <Esc> tantas veces como sea necesario.
Los comandos pueden ser de tres tipos: de ejecución inmediata, de ejecución prolongada y subcomandos. El de ejecución prolongada está acompañado de un cuadro de diálogo y lo identificarás porque está acompañado por puntos suspensivos (como el comando Archivo - Abrir...). El tercer y último tipo, dispone de una serie de subcomandos relacionados con el comando principal, identificándose con una flecha en el extremo derecho.
C. Barras de herramientas: Están situadas debajo de la barra de menús y presentan en pantalla una serie de iconos que permiten realizar diversas operaciones.
Excel incluye por defecto dos barras de herramientas denominadas Estándar y Formato. En ellas se engloban la mayoría de funciones y procesos de uso más frecuente en la creación y edición de hojas de cálculo. Además Excel dispone de otras barras de herramientas principales aplicables en todo momento. Para visualizar estas barras de herramientas selecciona el comando Barras de herramientas del menú Ver y activa aquella barra de herramientas que desees entre las disponibles. Para ocultar una, desactívala mediante el mismo proceso.
Las barras de herramientas pueden integrarse dentro del entorno de Excel o permanecer como barras flotantes en cualquier zona del área de trabajo.
También podrás crear nuevas barras de herramientas personalizadas para cada uno de tus documentos según las necesidades.
Si deseas activar cualquier comando correspondiente a una barra de herramientas, sólo tienes que hacer clic en el botón que representa el comando y Excel realizará la acción.
A continuación, se describen algunas de las barras más importantes y útiles.
Barra de herramientas Estándar:
Contiene los comandos más habituales para la edición y creación de hojas de cálculo.
Los botones son los siguientes:
Nuevo
Abrir
Guardar
Imprimir
Vista preliminar
Ortografía
Cortar
Copiar
Pegar
Copiar Formato
Deshacer
Rehacer
Insertar hipervínculo
Autosuma
Pegar función
Orden ascendente
Orden descendente
Asistente para gráficos
Dibujo
Zoom
Ayuda de Microsoft Excel
Barra de herramientas Formato:
(Ver apartado ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.)
D. Cuadro de nombres: Contendrá los nombres de las celdas y de los rangos de celdas.
E. Barra de fórmulas: Está situada debajo de las barras de herramientas, y se utiliza para introducir o modificar datos en las celdas de la hoja de cálculo.
F. Encabezados de Filas y Columnas: Los encabezados de las filas identifican las filas de forma numérica, mientras que los encabezados de las columnas lo hacen mediante letras.
G. Barras de desplazamiento horizontal y vertical: Están situadas en la parte derecha e inferior derecha de la ventana de la hoja de trabajo en posiciones vertical y horizontal. Se utilizan para desplazarse dentro de la hoja de cálculo cuando la información escrita en ella no puede ser visualizada completamente en pantalla.
H. Etiquetas de selección de hojas: permiten seleccionar entre las distintas hojas que podemos tener en un fichero.
I. Botones de desplazamiento de etiquetas: permiten el desplazamiento consecutivo entre las distintas hojas.
J. Barra de estado: es la barra situada en la parte inferior de la hoja de cálculo y presenta información acerca del comando seleccionado y el estado del trabajo.
El Indicador de modo muestra diferentes mensajes de acuerdo a las operaciones que se vayan realizando. Al comenzar a trabajar mostrará la palabra Listo para indicar que el programa está preparado para introducir datos o ejecutar opciones del menú.
K. Hoja activa: muestra la Hoja de cálculo en la que se está trabajando. Cuando entramos en la aplicación Excel aparece Hoja1.
L. Celda activa: Nos muestra, con un recuadro más grueso, la celda con la que se está trabajando (y que figurará en el Cuadro de nombres). Cuando entramLas barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.
Para activar una barra de herramientas:
1º) Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.
2º) Haz clic en la barra de herramientas a activar.
os en la aplicación Excel la celda activa será A1.
1.2.1 CÓMO ACTIVAR O DESACTIVAR ELEMENTOS DE LA PANTALLA EN EXCEL
Las barras de herramientas facilitan los comandos y las operaciones. Cada barra de herramientas tiene un uso específico, y para poder usarlas deben estar activadas en pantalla.
Para activar una barra de herramientas:
1º) Selecciona la opción Barras de herramientas del menú Ver. A continuación, aparecerán los nombres de las barras de herramientas disponibles.
2º) Haz clic en la barra de herramientas a activar.
Para desactivar cualquier barra de herramientas, selecciona nuevamente aquella que quieres ocultar en Barras de herramientas en el menú Ver.
Barra de estado y barra de fórmulas:
Para mostrar la barra de estado y la barra de fórmulas:
1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.
2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes a dichas barras del cuadro Mostrar y haz clic en el botón Aceptar.
Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.
Barras de desplazamiento vertical y horizontal, etiquetas de hojas, líneas de división, y encabezados de fila y columna:
Para mostrarlas:
1°) Selecciona el comando Opciones... del menú Herramientas y haz clic en la solapa Ver.
2°) Selecciona las casillas de selección correspondientes del cuadro Opciones de ventana y haz clic en el botón Aceptar.
Para ocultarlas, debes seguir el mismo proceso.
1.3 AYUDA EN EXCEL
Por defecto Excel activa en su primera sesión este asistente. Para activarlo nuevamente pulse la tecla <F1>, o selecciona con el ratón el comando Ayuda de Microsoft Excel del menú interrogación (?). Automáticamente Excel muestra el ayudante de Office y sólo tienes que escribir la pregunta que desees formular, hacer clic sobre el botón Buscar, y a continuación seleccionar con el ratón el tema en cuestión.
Para ocultar el Ayudante de Office, puedes elegir Ocultar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?) u Ocultar en el menú contextual (apuntando sobre el mismo Ayudante). Para volverlo a activar, elige Mostrar el Ayudante de Office en el menú interrogación (?).
Con el Ayudante de Office activado, simplemente tienes que hacer clic sobre él o pulsar <F1>, introducir la pregunta y pulsar Buscar. El asistente intentará responder.
También puedes buscar ayuda mediante el comando Contenido e índice. Para ello, haz clic en la opción Buscar del Ayudante, y cuando aparezca la pantalla Ayuda de Microsoft Excel haz clic sobre el botón Mostrar . Automáticamente aparece la ventana que proporciona la ayuda necesaria para obtener información sobre los diferentes apartados descritos en esa ventana.
Sólo tienes que seleccionar con el ratón el apartado o ficha en el que desees obtener información. Estos apartados se clasifican en Contenido, Índice, y Asistente para Ayuda. La diferencia entre estos apartados radica en la forma de obtener información. Si no sabes cómo manejarte en la ventana de ayuda presiona la tecla <F1>.
- Contenido: este apartado muestra los diferentes temas organizados por categorías.
- Índice: presenta una lista de entradas del índice general de ayuda. Escribe la palabra que quieres encontrar y selecciónala en la lista de índices.
- Asistente para Ayuda: permite localizar frases y palabras contenidas en los índices de ayuda sin necesidad de escribir el tema en concreto tal y como lo tiene registrado Excel. Presentará una larga lista de temas en los que aparece la frase o palabra solicitada.
- Existen otros procedimientos para obtener ayuda: el primero de ellos se activa cuando pulsas el botón derecho del ratón en zonas localizadas de los cuadros de diálogo[1] tales como botones, cajas de listas, casillas de verificación, etc.
También podemos obtener ayuda eligiendo ¿Qué es esto? en el menú "?" ,y haciendo clic a continuación en la zona de la pantalla de la que desea obtener información.
En ocasiones, el asistente muestra una bombilla justo encima de él, para indicar que tiene una sugerencia. Simplemente pulsando sobre la bombilla mostrará dicha sugerencia, aunque dependiendo del tipo de sugerencia, es posible que la muestre directamente, sin necesidad de pulsar la bombilla.
El comportamiento del asistente es configurable, como también lo es su apariencia.
Para configurarlo, pulsa el botón derecho del ratón sobre el asistente y elige Opciones... Aparecerá una ventana en la que podrás indicar si quieres que el asistente responda o no a la pulsación de <F1>, que acompañe sus animaciones con sonido, que sugiera alternativas cuando existan... - 1.4 SALIR DE EXCEL
Para ello, selecciona Salir del menú Archivo, o bien, Cerrar o doble clic en el menú de control de la ventana de la aplicación de Excel. (También puedes pulsar Alt+F4 o el botón Cerrar de la ventana de la aplicación.)
Antes de salir, al cerrar el libro, si no has guardado los cambios realizados en alguna de sus Hojas de cálculo, preguntará si deseas guardarlos. Deberás seleccionar:
ð Sí: para guardar los cambios realizados en el archivo y no almacenados.
ð No: para finalizar sin guardar los cambios.
ð Cancelar: para seguir trabajando sin salir de Excel.
2. MANEJO DE LIBROS
2.1 LIBROS
Los ficheros sobre los que trabaja la aplicación Excel se llaman libros. Cada libro está compuesto por varias Hojas de cálculo, y cada hoja es una cuadrícula que se divide en filas y columnas. Las filas se identifican por números y las columnas por letras (cuando se llega a la Z se usan dos letras, de forma similar a lo que ocurre en las matrículas de los coches).
La intersección entre una fila y una columna se denomina Celda. Y es en las celdas donde introduciremos los datos. (Esto se verá en el capítulo ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.).
La identificación de una celda se hace a través de sus coordenadas, comenzando siempre por la letra de la columna y seguida por el número de la fila (por ejemplo, A1). Al hacer referencia a una celda, es indiferente hacerlo con letras mayúsculas o minúsculas.
Un rectángulo resaltado que aparece en la hoja señala la celda activa, es decir, la que contendrá los datos que se introduzcan o la que se verá afectada por el siguiente mandato que se seleccione. También la letra de la columna y el número de la fila correspondientes a la celda activa aparecen en negrita y resaltados para facilitar la localización de la celda activa en cada momento.
Como hemos dicho, un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos, y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. Para realizar esta selección basta con hacer clic en las distintas etiquetas.
Los libros de Excel traen por defecto 3 hojas de cálculo
Para ello, en el cuadro de diálogo aparecen distintos elementos, entre los cuales destacan:
- Buscar en: por defecto presenta el nombre de la carpeta del último archivo abierto. Puede desplazarse a diferentes carpetas, subcarpetas o unidades de disco. Siempre que selecciones una de las carpetas, subcarpetas o unidades se presentará en la parte inferior las carpetas, subcarpetas y archivos que cuelgan de las mismas. Estos archivos o carpetas corresponden al tipo de archivo que hayas seleccionado en la lista (ej: Archivos de Microsoft Excel). Puedes seleccionar otros tipos de archivos e incluso la opción de todos los archivos (*. *).
- Barra de carpetas: a la izquierda presenta las siguientes carpetas:
- Historial: muestra las últimas carpetas y archivos que se han abierto.
- Mis documentos.
- Escritorio: muestra los elementos, carpetas y archivos que hay en el escritorio.
- Favoritos.
- Mis sitios de red.
- Barra de herramientas: contiene diversos botones para gestionar los archivos:
Nombre del botón Función Retroceder Retrocede a la anterior carpeta seleccionada. Subir un nivel Asciende a un nivel superior en la estructura de carpetas. Buscar en el Web Abre una página Web de búsqueda para encontrar información sobre el tema que se desee.
En esta pagina de búsqueda se muestran los buscadores más importantes de la red Internet.
Para ello es necesario estar conectado con Internet.Eliminar Suprime el archivo o archivos seleccionados. Crear nueva carpeta Permite crear una carpeta nueva. Vistas Permite elegir la forma de presentación de los archivos entre:
ð Lista: Muestra los archivos en columnas.
ð Detalles: Muestra el tamaño del archivo, el tipo y la fecha de última modificación.
ð Propiedades: Presenta las propiedades y estadísticas de los archivos.
ð Vista previa: Muestra una presentación preliminar del archivo.
Además permite organizar los iconos (por nombre, tipo, tamaño o fecha).Herramientas Contiene una lista de opciones:
ð Buscar: para buscar archivos usando distintos criterios.
ð Eliminar: para eliminar los archivos seleccionados.
ð Cambiar nombre
ð Imprimir
ð Agregar a Favoritos: añade el archivo o carpeta seleccionado a la carpeta Favoritos.
ð Conectar a unidad de red: si se trabaja en red, permite conectarse a otra unidad.
ð Propiedades: muestra las propiedades y estadísticas del archivo seleccionado.Abrir Abre el fichero seleccionado.
Permite abrirlo de sólo lectura, como copia o en el explorador.
ð Elementos de búsqueda son: Nombre del archivo y Tipo de archivo.
2.3 GUARDAR UN LIBRO
Para grabar un libro, tenemos varias formas, dependiendo de si éste se ha realizado por primera vez, o si ya posee un nombre por habérsele asignado anteriormente.
Existen también varias opciones de grabación. Las opciones de unidad y directorio se presentan al grabar un libro. Otras opciones que también afectan a la grabación, necesitan modificarse mediante un clic en el botón Opciones del cuadro de diálogo Guardar como o desde la solapa Guardar del comando Opciones que disponemos en el menú Herramientas.
Para grabar el libro escrito en una carpeta:
1º) Haz clic en el botón Guardar de la barra de herramientas Estándar o selecciona Guardar del menú Archivo.
a) Si el archivo ya tiene nombre, guardará automáticamente el documento con las últimas modificaciones que hayas efectuado.
b) Caso de que el libro no tenga nombre, presenta el cuadro de diálogo Guardar como, para que se le asigne un lugar donde destinarlo y un nombre.
1. Indica la carpeta donde quieres situarlo, observando que el nombre de esta está disponible en el cuadro Guardar en, ubicado en la parte superior del cuadro de diálogo Guardar como.
Para indicar la carpeta puedes hacer doble clic sobre ella, o utilizar los botones Subir un nivel e incluso Crear nueva carpeta.
Por defecto, propone una carpeta donde destinarlo, denominada Mis documentos. (Podemos cambiar la carpeta que propone en la solapa Ubicación de archivos del comando Opciones en el menú Herramientas.)llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se puede modificar el número de hojas por omisión haciendo lo siguiente:
1º) Selecciona del menú la opción Herramientas - Opciones.
2º) Selecciona la ficha General.
3º) En el cuadro Número de hojas en nuevo libro introduce el número de hojas que deseas
2.2 ABRIR UN LIBRO
Podemos abrir archivos nuevos o ya existentes. Para poder trabajar en un archivo, es preciso abrirlo, siendo posible mantener abiertos varios archivos simultáneamente, aunque sólo sea posible trabajar en uno a la vez.
2.2.1 ABRIR UN LIBRO NUEVO
Puedes abrirlo de dos formas:
ð Pulsa el botón Nuevo de la barra de herramientas estándar.
ð Elige Archivo - Nuevo... , selecciona Libro en la solapa General y pulsa Aceptar.
Excel presentará un libro en blanco, cuyo nombre por defecto es Libro1.xls (el siguiente será Libro2.xls,....). Cuando guardes el archivo, le darás el nombre que tú quieras.
2.2.2 ABRIR UN LIBRO EXISTENTE
Para abrir un libro ya existente elige Archivo - Abrir..., o pulsa el botón Abrir de la barra de herramientas estándar. Y a continuación, especifica el nombre del archivo que quieres abrir y la carpeta donde se encuentra. - 2. Escribe el nombre del archivo en el cuadro Nombre de archivo. Ten siempre presente que un archivo no puede tener más de 255 caracteres, o incluir uno de los siguientes símbolos o caracteres: barra (/), barra inversa (\), signo menor que (<), signo mayor que (>),interrogación (?), comillas ("), asterisco (*), barra vertical (¡), dos puntos (:), o punto y coma (;), y haz clic en el botón Guardar.
Si especificamos un nombre de archivo ya existente en esa carpeta, Excel nos preguntará si deseamos Reemplazar el existente por el archivo en pantalla, o Cancelar el almacenamiento para adjudicar otro nombre al archivo
Excel inserta la extensión .XLS, para reconocer sus propios ficheros.
En caso de desconexión accidental del ordenador o pérdida del fluido eléctrico, Excel abre un archivo de autor recuperación la próxima vez que se inicie.
2.4 TRABAJAR CON VARIOS LIBROS
Un único libro de hojas de cálculo de Excel, puede contener millones de bytes de datos. Sin embargo, en algunos casos resulta más conveniente abrir un nuevo libro para situar en él nuevos datos que desplazarse a otra hoja de cálculo dentro del mismo archivo.
También puede ser necesario repartir el contenido de un libro en dos o más libros para facilitar su manipulación, tanto a efectos de almacenamiento como de uso.
No obstante, cuando se almacena información en archivos distintos, puede ser necesario utilizar en uno de ellos los datos contenidos en el otro. Excel facilita la selección de datos de un libro distinto del libro activo, así como las operaciones de copia y traslado de datos entre archivos. También pueden crearse enlaces entre libros mediante fórmulas, los cuales siguen funcionando, aún cuando uno de los libros no esté abierto.
Puedes utilizar la opción Organizar... en el menú Ventana para distribuir los distintos libros abiertos según indiques, disponiéndolos unos sobre otros o adaptándolos de forma que todos queden visibles. - ABRIR VARIOS LIBROS
Cuando se inicia una sesión de trabajo de Excel, aparece en pantalla un nuevo libro vacío y, en la barra de título muestra su nombre que por defecto es Librol.
Si lo necesitas, podrás abrir otro libro en otra ventana. Cuando tienes varios libros abiertos, el libro que contiene el indicador de celda es el libro activo, pues sólo puedes trabajar sobre un libro en cada momento auque tengas varios abiertos a la vez.
Para abrir otro libro, sin cerrar el actual, sigue los pasos indicados en el punto ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. (para abrir un archivo existente utiliza Archivo - Abrir..., y para empezar un archivo nuevo elige Archivo - Nuevo).
Si quieres colocar las ventanas de forma que cada una de ellas permanezca visible, elige Ventana-Organizar.... y selecciona la disposición que te resulte más cómoda.
2.4.2 DESPLAZAMIENTO ENTRE LIBROS
Cuando tienes dos o más libros abiertos en la ventana de Excel, para desplazarte de un libro a otro selecciona en el menú
Ventana el “Nombre de Libro" que quieres activar, o bien, haz clic sobre el botón correspondiente a dicho libro en la barra de
tareas. (En la barra de tareas existe un botón por cada libro abierto, a pesar de que todos ellos están contenidos en la misma
ventana de Excel.)
2.4.3 CERRAR UN LIBRO
Debes asegurarte de que el indicador de celda se encuentra en el libro que deseas cerrar, es decir, que está activo el libro a cerrar.
Selecciona Cerrar en el menú Archivo. También puedes pulsar <Cntrl+F4>, o hacer clic sobre el botón Cerrar de la ventana correspondiente.
Si has modificado el libro pero no has guardado los cambios antes de cerrarlo, Excel advierte que se han introducido cambios en el archivo, y pregunta si deseas almacenar o no los cambios antes de que cierre el archivo.
2.5 GESTIÓN DE LAS HOJAS DE UN LIBRO
Se puede tratar el libro como un archivo compuesto por una única hoja de cálculo, pero en ocasiones nos encontramos con el caso de tener que distribuir gran cantidad de información relacionada o con una estructura común.
En estos casos Excel permite el trabajo con diferentes hojas dentro del mismo libro
2.5.1 DESPLAZAMIENTO ENTRE HOJAS
Para desplazarte entre las diferentes hojas es suficiente hacer clic sobre la etiqueta que la nombra (por defecto se llaman Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3). Activará dicha hoja y por tanto será su contenido el que veas ahora en la ventana.
También puedes moverte rápidamente entre las distintas hojas de un libro usando la tecla <Cntrl> conjuntamente con <AvPág> y <RePág>.
Si no ves todas las etiquetas de las hojas, puedes usar los botones de desplazamiento de las hojas que están situados a la izquierda de las etiquetas de las hojas: - y son los siguientes:
Primera Hoja
Hoja anterior
Hoja siguiente
Última Hoja.
2.5.2 INSERCIÓN DE HOJAS
Excel por defecto presenta 3 hojas dentro del mismo libro. Si por algún motivo necesitas trabajar con más, es posible añadirlas de dos formas:
ð Mediante la opción del menú Insertar-Hoja de Cálculo.
ð Con el menú contextual (pulsa el botón derecho del ratón apuntando a una etiqueta): elige Insertar... y a continuación selecciona Hoja de cálculo en la solapa General. - Añadirá una hoja más (por defecto se llamará Hoja 4) justo delante de la hoja activa en ese momento. Si la quieres colocar en otro orden la puedes mover.
2.5.3 ELIMINACIÓN DE HOJAS
Al igual que hemos creado hojas estas se pueden eliminar. Para ello:
1º) Activa la hoja u hojas a eliminar (haz clic sobre su etiqueta).
2º) Y a continuación, puedes eliminarlas de dos modos:
a) Elige la opción Eliminar hoja en el menú Edición.
b) O en el menú contextual (pulsa el botón derecho del ratón apuntando a una etiqueta): selecciona Eliminar.
Excel advierte de que las hojas seleccionadas se eliminarán permanentemente. Pulsa Aceptar.
2.5.4 RENOMBRAR HOJAS
Conviene renombrar las hojas para poder identificar de forma más cómoda y funcional cada una de las hojas creadas. Para ello tienes varios métodos:
1º) Selecciona o activa la hoja a renombrar.
2º) Y (elige un método):
a) Haz doble clic sobre la pestaña o etiqueta.
b) En el menú contextual selecciona Cambiar nombre.
c) En el menú Formato, elige Hoja, y a continuación Cambiar nombre.
3º) Escribe el nuevo nombre y pulsa <Enter>.
2.5.5 MOVER O COPIAR HOJAS
Si quieres mover o copiar hojas dentro del mismo libro puedes hacerlo con el ratón:
ð Para mover:
1º) Selecciona la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta).
2º) Pincha sobre dicha etiqueta y arrástrala a la nueva posición. (Mientras arrastras la etiqueta, junto al puntero del ratón muestra el icono de una hoja).
ð Para copiar:
Realiza el mismo proceso que para mover, pero manteniendo pulsada la tecla <Control> mientras arrastras la etiqueta.
El nombre que le asigna por defecto a la nueva hoja es el mismo que tiene la hoja que has copiado añadiéndole un número entre paréntesis. Por ejemplo, si copias Hoja 1, a la copia la llamará Hoja 1 (2), y si la volvieras a copiar sería Hoja1 (3), etc. Luego ya la renombrarás.
Si quieres mover o copiar hojas a otro libro distinto debes tener previamente abiertos tanto el libro del que vas a mover o copiar hojas como aquel al que la quieres llevar. Para ello:
ð Para mover:
1º) Selecciona la hoja a mover (haciendo clic sobre su etiqueta).
2º) Elige Mover o copiar... en el menú contextual, o bien Mover o copiar hoja... en el menú Edición. - 3º) Selecciona el libro al cual la quieres llevar en el cuadro Al libro. Puede ser también un libro nuevo.
4º) En el cuadro Antes de la hoja indica dónde quieres colocar exactamente la hoja en dicho libro. También puedes colocarla al final.
ð Para copiar:
Realiza el mismo proceso que para mover, pero activando la casilla de verificación Crear una copia.
2.5.6 SELECCIONAR VARIAS HOJAS
En muchas ocasiones necesitarás realizar con varias hojas una misma operación (copiar, mover, eliminar...). En esos casos conviene que selecciones todas las hojas con las cuales quieres realizar lo mismo y a continuación le indicas la operación una vez, en vez de indicarle dicha operación una vez por cada hoja.
Para seleccionar varias hojas: simplemente ten pulsada la tecla <Cntrl> al hacer clic sobre la etiqueta de otra hoja.
Si quieres seleccionar varias hojas consecutivas: activa la primera de ellas y haz clic sobre la última teniendo pulsada la tecla <Shift>.
Y si necesitas seleccionar todas las hojas del libro también puedes elegir Seleccionar todas las hojas en el menú contextual.
Cuando tengas varias hojas seleccionadas en un libro, en la barra de título mostrará [Grupo] junto al nombre del libro.
Para desactivar la selección de varias hojas y volver a trabajar sólo con una hoja, elige Desagrupar hojas en el menú contextual, o activa otra hoja.
3 TRABAJAR EN UNA HOJA DE CÁLCULO3.1 DESPLAZAMIENTO POR LA HOJA
Para seleccionar una hoja haz clic en la etiqueta correspondiente.
Como una hoja puede tener hasta 65.536 filas y 256 columnas, que significan más de dieciséis millones de celdas disponibles, no puedes ver todas ellas al mismo tiempo y tendrás que desplazarte por la hoja.
Para ello, como en todas las ventanas de Windows, puedes utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical para situar la zona de la hoja que deseas ver en la pantalla.
Otra posibilidad es utilizar las siguientes opciones del teclado:
Presiona las teclas: Para desplazarte: Celda arriba Celda abajo Celda a la derecha Celda a la izquierda AvPág Pantalla abajo RePág Pantalla arriba Alt+AvPág Pantalla a la derecha Alt+Repág Pantalla a la izquierda Inicio Primera columna Fin+ Última columna Fin+ Última fila Ctrl+Inicio Primera celda de la hoja Ctrl+Repág Hoja anterior en el libro de trabajo Ctrl+AvPág Hoja siguiente en el libro de trabajo F5 Ir a..., una celda determinada.
Para ir a una celda determinada también puedes escribir la referencia de dicha celda en el cuadro de nombres y pulsar <Enter>. Te situará inmediatamente en la celda indicada. Si utilizas la opción Ir a... del menú Edición, o pulsas <Cntrl+I> mostrará una lista de todas las celdas de la hoja que tengan algún contenido, de forma que puedes seleccionar una de ellas, o bien, escribir en el cuadro Referencia otra celda y pulsar Aceptar. - Si activas la tecla <Bloq Despl>, podrás usar las teclas de desplazamiento para mover la hoja sin mover el foco de entrada, como ocurre cuando utilizas las barras de desplazamiento con el ratón.
3.2 INTRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN
Para introducir un dato en una celda, debes hacer clic sobre la celda donde deseas introducir el dato.
Una vez situado en la celda, introduce el dato por medio del teclado. A medida que escribes la información, esta aparecerá en la barra de fórmulas. Una vez escrita la información la debes confirmar pulsando la tecla <Intro> del teclado o haciendo clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas.
Para cancelar una introducción de datos si previamente no se ha confirmado la introducción del dato, pulsarás la tecla <Esc> ó harás clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas.
3.2.1 TIPOS DE DATOS
Los datos que se introducen en una celda de Excel pueden ser de los siguientes tipos:
ð Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Las constantes pueden ser números, fechas y texto Por ejemplo: 25,10, Enero, Ventas, 25/12/93.
ð Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones, y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=).
Excel evalúa la fórmula y muestra el resultado de la misma en la celda (el contenido real de la celda, en este caso la fórmula, lo puedes ver en la barra de fórmulas). Por ejemplo: =A3+A4*2
El tipo de los datos es detectado en el momento que se confirma la entrada del dato. En Excel es posible introducir hasta 255 caracteres en una celda.
Si introduces un texto más extenso que el ancho actual de la columna, se utilizarán las celdas adyacentes, si estas están vacías, para poder visualizar todo su contenido.
Si las celdas adyacentes estuviesen ocupadas, solamente se visualizará el texto que quepa en el ancho actual de la columna. Si quisieras ver el contenido completo tendrías que variar la anchura de la columna.
Por defecto, los textos quedarán alineados a la izquierda de la celda, y los números y las fechas aparecerán alineados a la derecha.
3.2.2 EDICIÓN DE DATOS
Con frecuencia puedes tener que rectificar errores de mecanografía o modificar los datos introducidos en las celdas. La edición de datos implica el borrado, la inserción o la sustitución de caracteres.
Para editar el contenido de una celda:
ð Si pulsas <F2> o haces doble clic en la celda a editar, podrás modificar la entrada en la propia celda.
ð Si haces clic en la celda para situar el ratón y a continuación haces clic en la Barra de fórmulas, podrás modificarla en dicha barra.
El indicador Modificar aparece en la línea de estado y el contenido de la celda activa aparece tal como fue introducido (por ejemplo, si el contenido es una fórmula, verás la fórmula y no su resultado). Puedes utilizar las teclas de movimiento del cursor para mover el cursor a cualquier parte de la entrada.
Después de modificar la entrada pulsa <Intro>.
Puedes utilizar las siguientes teclas de edición siempre que Excel se encuentre en el modo Modificar.
Presiona la tecla: Para: Desplaza el cursor un carácter a la izquierda Desplaza el cursor un carácter a la derecha Inicio Desplaza el cursor al comienzo del dato a editar Fin Desplaza el cursor al final del dato a editar Supr Borra el carácter a la derecha del cursor Retroceso Borra el carácter a la izquierda del cursor
3.2.3 FÓRMULAS EN EXCEL
Una vez conocida la estructura de la Hoja, y sabiendo moverte por ella, puedes comenzar a trabajar. Introduce los textos descriptores de los diferentes conceptos, y los datos correspondientes a los mismos.
En los cálculos intervienen constantes numéricas, referencias a celdas y/o operadores aritméticos. Las funciones son similares a los operadores, aunque realizan cálculos más complejos sobre los operandos. También puedes usar los paréntesis para agrupar operaciones y así cambiar la prioridad de los operadores (que es la misma que en los cálculos matemáticos normales). Puedes utilizar tantos niveles de paréntesis como necesites.
Los Operadores Aritméticos existentes son:
^ Potencia * Multiplicación / División + Suma - Resta
Las fórmulas deben empezar siempre por el signo =.
Ejemplos de fórmulas:
=B2/B4
=A6*25%
=C3*(A4-A5)
Las referencias a celdas dentro de una fórmula puedes escribirlas de dos maneras:
ð Escribiendo las coordenadas de las celdas mediante el teclado.
ð Haciendo clic sobre la celda a la que te quieres referir.
Excel introduce de forma automática las direcciones de celda en la fórmula hacia la cual apuntas. Lo único que debes introducir son los operadores y la puntuación.
Por ejemplo, para introducir la fórmula =B2/(B4-2) en la celda D6 debes seguir estos pasos:
1. Sitúate en la celda D6.
2. Pulsa la tecla = para comenzar a introducir la fórmula.(En la línea de estado muestra Introducir).
3. Haz clic sobre la celda B2 (verás que ha añadido la referencia a dicha celda a la fórmula que estás introduciendo).
En la línea de estado muestra Señalar.
4. Pulsa la tecla / para introducir el signo de la división.
5. Pulsa la tecla ( para abrir paréntesis.
6. Haz clic sobre la celda B4.
7. Pulsa la tecla - para introducir el signo de la resta.
8. Pulsa la tecla 2 para introducir dicho número.
9. Pulsa la tecla ) para cerrar paréntesis.
10. Finalmente pulsa <Intro> para aceptar la fórmula editada.
Como un rótulo, un número puede ser más largo que el ancho de una celda. En ese caso Excel lo mostrará como una fila de “###########”, dependiendo del formato numérico de la celda.
El número aparecerá completo si ampliamos el ancho de la columna lo suficiente como para dar cabida a todos los caracteres de los números que contiene la celda.
3.2.4. FACILIDADES PARA INTRODUCIR DATOS
3.2.4.1 Autocompletado
Es una característica de Excel que hace que cuando introduces el primer carácter en una celda, si coincide que comienza por el mismo carácter que el contenido ya introducido en otra celda de la columna, asume que vas a introducir el mismo dato. Si continúan coincidiendo también los siguientes caracteres que introduces, Excel sigue mostrando el valor propuesto, de forma que basta con pulsar <Intro> para aceptarlo e introducirlo directamente en la celda. - En el momento en que encuentra la primera diferencia el autocompletado se desactivará, a menos que encuentre una coincidencia con otro dato introducido previamente.
3.2.4.2 Rellenar datos basados en celdas adyacentes
Cuando seleccionas una celda, en la esquina inferior derecha del recuadro existe un pequeño bloque cuadrado que se llama “controlador de relleno”. Si sitúas el puntero del ratón sobre él (al hacerlo dicho puntero cambiará de forma) y arrastras, rellenarás las celdas sobre las que estás arrastrando hasta que sueltes el ratón.
A medida que vas arrastrando, Excel traza un borde alrededor del área delimitada y muestra una etiqueta con el contenido que se introduciría en la última celda seleccionada en ese momento. Y una vez que sueltas el botón del ratón, Excel rellena todas las celdas seleccionadas. - Esta operación de relleno puede suponer copiar el contenido de la celda seleccionada a las celdas sobre las que has arrastrado (ver ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia.). Pero también puede identificar y repetir secuencias.
Es posible rellenar varios tipos de series de esta forma. Si una selección contiene un número, una fecha o un período de tiempo, puedes extender la serie. Para ello:
1º) Selecciona la celda que contiene el valor inicial del rango y al menos la siguiente celda (pues la diferencia entre ellas determina el incremento de la serie).
2º) Arrastra el controlador de relleno sobre el rango que quieres rellenar:
o Si arrastras hacia abajo o hacia la derecha: rellenará en orden ascendente.
o Si arrastras hacia arriba o hacia la izquierda: rellenará en orden descendente.
Ejemplos: (los elementos separados por comas están en celdas adyacentes)
Selección inicial: Serie extendida: 1,2,3 4,5,6 9:00 10:00, 11:00, 12:00 Lu. ma., mi., ju. lunes martes, miércoles, jueves Ene-99, Abr-99 jul-99, oct-99, ene-00 15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct 1999, 2000 2001, 2002, 2003 Trim3 (o T3 o Trimestre3) Trim4, Trim1, Trim2,... Producto 1, Pedido parcial Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,...
También puedes utilizar para rellenar series la opción Rellenar del menú Edición, y a continuación elige Series...
Crear una serie de relleno personalizada
Puedes crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto que utilices con frecuencia (por ejemplo, las regiones de ventas de tu organización). Puedes crear la lista a partir de elementos existentes listados en una hoja de cálculo, o bien crear la lista desde cero.
Para ello:
ð Si ya has introducido la lista de elementos que deseas utilizar como serie:
1º) Selecciónala en la hoja de cálculo.
2º) En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.
3º) Para utilizar la lista seleccionada, haz clic en Importar.
ð Para crear una nueva lista:
1º) En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.
2º) Selecciona Nueva lista en el cuadro Listas personalizadas.
3º) Escribe las entradas en el cuadro Entradas de lista, comenzando por la primera entrada. Pulsa <Enter> tras cada entrada.
4º) Una vez terminada la lista, haz clic en Agregar. - Para modificar o eliminar una serie de relleno personalizada:
1º) En el menú Herramientas, haz clic en Opciones... y elige la ficha Listas personalizadas.
2º) Selecciona la lista a modificar o eliminar en el cuadro Listas personalizadas.
3º) Si quieres:
a. Modificar la lista: efectúa los cambios que consideres oportunos en el cuadro Entradas de lista, y haz clic en Agregar.
b. Eliminar la lista: haz clic en Eliminar.
No es posible modificar ni eliminar las listas integradas de meses y días.
3.3 SELECCIÓN DE DATOS
Excel permite la selección de varias celdas (puedes seleccionar un rango, un conjunto de rangos, toda la hoja,..), para a continuación poder ejecutar un mandato para la selección realizada. De esta forma, consigues agilizar tareas, pues en lugar de ejecutar un comando una vez para cada celda puedes ejecutarlo una sola vez para varias celdas a la vez.
3.3.1 RANGO
Un rango es un bloque rectangular de celdas adyacentes, pudiendo abarcar todas las de una hoja o incluso todas las de un archivo.
Todo rango se representa mediante la referencia de la celda de su ángulo superior izquierdo y la de su ángulo inferior
derecho, ambas separadas por “:” (como por ejemplo, B1:E5). Por tanto, se representa:
Celda del Ángulo Superior Izquierdo : Celda del Ángulo Inferior Derecho
3.3.1.1 Rangos o celdas con nombre
El cuadro de nombres se puede utilizar para asignar un nombre a una celda o a un rango. Para ello:
1º) Selecciona la celda o rango al que quieres asignar un nombre.
2º) Sitúate en el cuadro de nombres, escribe el nombre que quieres darle y pulsa <Intro>. - Una vez asignado el nombre, puedes utilizarlo para seleccionar la celda o rango (eligiendo su nombre en la lista desplegable del cuadro de nombres) o para introducirlo en fórmulas o funciones en lugar de la referencia a la celda o rango, de forma que se entienda mejor qué cálculo se está realizando.
Como ejemplos, si asignas a la celda D2 el nombre “cantidad” obtienes el mismo resultado con la fórmula =$D$2*D3 que con =cantidad*D3. Y si asignas el nombre “Datos” al rango C4:C7, la función =SUMA(C4:C7) es equivalente a =SUMA(Datos).
3.3.2 CÓMO SELECCIONAR EN EXCEL
Excel como la gran mayoría de las aplicaciones Windows, funciona según el principio de primero seleccionar luego hacer. Es decir, si deseas hacer algo (por ejemplo poner un grupo de celdas en negrita), primero debes seleccionar el grupo de celdas y a continuación dar la orden de poner la selección en negrita.
Para seleccionar con el ratón:
Una celda Haz clic sobre ella. Excel mostrará un recuadro grueso rodeando la celda, indicando que la celda está seleccionada. Además, verás la referencia o nombre de la celda seleccionada en el cuadro de nombres. Si la celda contiene un dato éste se visualiza además, en la barra de fórmulas.
Un rango Haz clic en la celda superior izquierda y arrastra hasta la celda inferior derecha que define el rango.
Varios rangos Selecciona el primer rango. Pulsa <Ctrl> y manteniendo pulsada dicha tecla selecciona el segundo rango. Puedes seleccionar tantos rangos como quieras.
Una Fila/Columna Haz clic sobre la cabecera de la fila (sobre su número de fila) o columna (sobre la letra de la columna) deseada.
Filas/Columnas consecutivas Haz clic en la cabecera de la fila o columna y arrastra.
También puedes hacer clic en la primera y hacer otro clic teniendo pulsada la tecla <Shift> en la última.
Filas/columnas no consecutivas Haz clic en la primera cabecera de fila o columna y Ctrl+Clic para seleccionar las restantes.
Toda la hoja Haz clic en el botón que se encuentra a la izquierda de la columna A y encima de la fila 1.
Con el teclado:
Para seleccionar un rango con el teclado puedes utilizar la tecla <Shift> ó la tecla de función <F8>, de la siguiente forma:
1º) Haz clic en la celda superior izquierda del rango que deseas,
2º) Teniendo la tecla <Shift> pulsada, o bien, después de pulsar la tecla de función <F8> (que te introduce en modo EXT), utiliza las teclas de movimiento del cursor hasta situarte en la celda inferior derecha que define el rango que quieres.
También podrías hacer clic en esta última celda, en vez de utilizar las teclas de movimiento del cursor, pero teniendo la tecla <Shift> pulsada, o bien, después de pulsar la tecla de función <F8>.
3º) Si habías pulsado la tecla <F8>, debes volver a pulsarla para desactivar el modo EXT.
3.4. COPIAR, MOVER Y BORRAR DATOS
3.4.1 COPIAR O MOVER DATOS
Copiar:
A menudo, cuando se crea una hoja de trabajo, es necesario copiar datos desde un lugar de origen a un lugar de destino en una o varias hojas de trabajo o archivos de hojas. Tanto el lugar de origen como el de destino puede ser una celda o un rango.
Cuando trabajamos con Hojas de cálculo, los cálculos suelen ser repetitivos, y Excel nos ofrece la posibilidad de copiarlos, en lugar de realizarlos de nuevo.
Mover:
Mover datos consiste en seleccionar los datos que se van a desplazar, borrarlos del lugar de origen y colocarlos en el lugar de destino. Una vez desplazados, los datos seleccionados aparecerán únicamente en su nuevo emplazamiento, es decir, ya no se encontrarán en la posición original.
3.4.1.1 Copiar o mover con el ratón en Excel
Podemos copiar o mover los datos de una celda o rango utilizando simplemente el ratón sin seleccionar ningún icono ni mandato de menú.
Para copiar:
1º) Selecciona la celda o rango que deseas copiar.
2º) Mantén pulsada la tecla <Ctrl> y acercándote a uno de los bordes del rango, el ratón se convierte en un puntero. Al puntero del ratón se le añadirá el signo + junto a él, indicando que se va a realizar una copia.
3º) Arrastra el ratón hasta la posición destino y suelta tanto el ratón como la tecla <Ctrl>.
Para mover:
1º) Selecciona la celda o rango que deseas mover.
2º) Acércate a uno de los bordes de la celda o rango seleccionado, el ratón se convierte en un puntero.
3º) Pulsa el botón izquierdo del ratón, arrastra el ratón hasta la posición destino y suelta el botón del ratón.
También puedes utilizar la técnica de arrastrar y soltar, pero usando el botón derecho del ratón en vez del izquierdo. De esta forma, Excel muestra un menú en el que debes elegir la opción a realizar: mover los datos, copiarlos, crear un vínculo, etc. - .4.1.2 Copiar o mover utilizando el portapapeles en Excel
El Portapapeles es un área de almacenamiento propia del entorno Microsoft Windows. Los datos que copias o cortas quedan depositados en el Portapapeles, donde se mantienen hasta que selecciones Pegar, con el que concluye la operación de copia o desplazamiento de datos. Las aplicaciones de Office 2000 disponen de un portapapeles capaz de colocar hasta doce elementos cortados o copiados.
Para copiar:
1º) Selecciona el rango o celda a copiar.
2º) Selecciona Copiar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Copiar en la barra de herramientas estándar.
3º) Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a copiar, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se copiará la información.
4º) Selecciona Pegar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Pegar en la barra de herramientas estándar.
Para mover:
1º) Selecciona el rango o celda a mover.
2º) Selecciona Cortar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Cortar en la barra de herramientas estándar.
3º) Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a mover, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se colocará la información.
4º) Selecciona Pegar en el menú Edición o en el menú contextual del botón derecho del ratón, o bien, pulsa el botón Pegar en la barra de herramientas estándar.
Si mueves una fórmula que remite a celdas situadas fuera del rango origen, las direcciones de celda no cambian. En efecto, si mueves la fórmula =A1+B3 desde la celda C10 a la celda D10, la fórmula continúa siendo =A1+B3.
3.4.1.3 Copiar o mover utilizando el teclado en Excel
Para copiar:
1º) Selecciona el rango o celda a copiar.
2º) Pulsa <Cntrl+C> , o bien, <Cntrl+Insert> (son equivalentes a elegir Copiar en el menú Edición).
3º) Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a copiar, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se copiará la información.
4º) Pulsa <Cntrl+V> , o bien, <Shitf+Insert> (son equivalentes a elegir Pegar en el menú Edición).
Para mover:
1º) Selecciona el rango o celda a mover.
2º) Pulsa <Cntrl+X> , o bien, <Shift+Supr> (son equivalentes a elegir Cortar en el menú Edición).
3º) Selecciona la celda o rango de celdas (caso de ser un rango de celdas lo que vas a mover, es suficiente que te sitúes en la celda superior izquierda que define el rango) en el que se colocará la información.
4º) Pulsa <Cntrl+V> , o bien, <Shitf+Insert> (son equivalentes a elegir Pegar en el menú Edición).
3.4.1.4 Copiar en una dirección (en Excel)
Consiste en la copia del contenido de una celda en las celdas adyacentes, hacia la derecha e izquierda ó hacia arriba o abajo. Para ello:
1º) Selecciona el rango cuya primera celda contenga la información a copiar (el resto de celdas será donde copie el contenido y formato).
2º) En el menú Edición, selecciona Rellenar, y a continuación elige entre:
a) Hacia abajo
b) Hacia la derecha
c) Hacia arriba
d) Hacia la izquierda
También puedes hacerlo de otro modo más rápido:
1º) Selecciona la celda o rango a copiar en una dirección.
2º) Haz clic en el cuadro de llenado[1] y arrastra en la dirección a copiar.
[1] cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección.
3.4.2 BORRADO DE CELDAS
Cuando borras celdas eliminas el contenido pero no la celda en sí misma.
Para borrar celdas:
1º) Selecciona la celda o rango que deseas borrar.
2º) A continuación, puedes:
a) Pulsar la tecla Supr. El contenido de la celda desaparece, pero la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener.
b) Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá los formatos y comentarios.
Si pulsas <Ctrl> mientras arrastras, eliminarás todo el contenido de la celda, incluido el formato y los comentarios.
c) Seleccionar en el menú Edición la opción Borrar. Mostrará un submenú que te permite seleccionar qué es lo que quieres borrar (todo, formatos, contenido o comentarios).
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